La gestione documentale è la fase di formazione degli archivi, di ogni archivio, e comprende tutti i documenti che in un dato momento e per un certo periodo sono prodotti e gestiti in relazione ad attività in senso lato amministrative, proprie del soggetto produttore (dalle persone fisiche alle persone giuridiche, private e pubbliche; dalle piccole aziende agli Stati e oltre), che quindi imprime all’archivio una peculiare impronta, derivata dalla specifiche attività perseguite e dalle loro modalità di attuazione tradotte sub specie documentale.

Nell’Università di Catania questa fase coinvolge dunque tutti gli Uffici che operano nell’organizzazione dell’Università: da una parte il grande corpo dell’amministrazione centrale, attualmente organizzato in aree dirigenziali, dall’altra l’insieme delle strutture: dipartimenti, strutture didattiche, centri di ricerca, centri di servizio etc.

I documenti prodotti e gestiti in questa fase passano inevitabilmente per il filtro dell’Ufficio protocollo e flussi documentali, che provvede alla registrazione, classificazione (col titolario adattato dal progetto nazionale sugli archivi universitari Titulus) e primo smistamento dei documenti: i quali passeranno quindi alla gestione degli Uffici (UOR-unità organizzative responsabili secondo la terminologia della L. 241/1990) che, sempre mediante l’applicativo Titulus, oggi prodotto del CINECA, provvederanno all’assegnazione alle persone (RPA-responsabili del procedimento amministrativo, sempre secondo la L. 241/1990) incaricate dell’iter amministrativo, nonché della fascicolazione dei documenti nelle rispettive pratiche/fascicoli.

In questa sezione saranno raccolti alcuni documenti relativi alla gestione documentale presso l’Università di Catania. L’Ufficio protocollo e flussi documentale dell’Università degli Studi di Catania, strutturato nell’ambito della Direzione generale (https://www.unict.it/it/ateneo/direzione-generale ), è contattabile agli indirizzi: protocollo@unict.it e protocollo@pec.unict.it.